מערכת 'לימודים כחול־לבן'מולי צפריר, ראש אגף מחשוב ומערכות מידע באוניברסיטת חיפה: “כל התהליכים הממוחשבים בקמפוס חיפה מנגנים כיום אחד עם השני בצורה חלקה ומתוזמרת, וזה עוזר לנו באופן מאוד משמעותי לשיפור הביצועים שלנו, כולל כלים חזקים לשמירה על כוח האדם שלנו: סטודנטים וחוקרים, שלפעמים נפלו בין הכיסאות, וניהול נכון של מלגות המחקר”.
“יש לנו כיום אפליקציה ייעודית, שמספקת לכל סטודנט את כל מה שהוא צריך כדי לחוות את החיים שלו במסגרת האוניברסיטאית באופן דיגיטלי”. את הדברים אמר מולי צפריר, ראש אגף מחשוב ומערכות מידע באוניברסיטת חיפה, במסגרת הצגת “סיפור ההצלחה” של האוניברסיטה ב –XO ISUG 2019, הכנס הארצי השנתי של משתמשי SAP בישראל. את האירוע, שנערך בשבוע שעבר (יום שלישי 2.7) במתחם הכנסים אווניו קריית שדה התעופה, בהשתתפות כ-1600 לקוחות החברה ושותפיה העסקיים, הפיקה קבוצת אנשים ומחשבים, ואת המליאה המרכזית הנחה הסטנד-אפיסט דודו ארז. באירוע השתתפו גם מנכ”לית SAP ישראל, סתוית נבון, וואהיד חמסי, ראש תחום אסטרטגיה ללקוחות, סאפ העולמית. בין המרצים שהציגו סיפורי הצלחה היו נציגי נטפים, תה ויסוצקי, קופ”ח מאוחדת, מרכז רפואי “הדסה” ועוד.
“אני יכול לומר שאנחנו באוניברסיטת חיפה מספקים לסאפ את הדוגמה כיצד צריך לנהל אוניברסיטה”, אמר צפריר. “בסאפ עסקי, המערכת בנויה כולה על הרישום של הסטודנט הפוטנציאלי ללימודים, שמתעניין ומשאיר פרטים אישיים ליצירת קשר”, הסביר. “הייתה לנו מוטיבציה חזקה לבצע את השדרוגים במערכת של האוניברסיטה. תהליך ההמרה של המערכת הקיימת בחדשה היה פרויקט מוצלח, עמד בלוחות הזמנים וכמעט שלא הפריע לפעילות השוטפת. את המעבר של כל התהליך השיווקי לסאפ התחלנו כבר לפני שנתיים, ואני גאה לומר שאנחנו האוניברסיטה היחידה שנמצאת בעליה של 10% במספר הסטודנטים כבר שנה שנייה ברציפות. כבר בשלב הזה הכנסנו יישומים שיאפשרו למתעניינים לקבל תשובות הולמות וכדי שתהיה פניה לפקולטה הנכונה”. למעשה, הוסיף צפריר, “אוניברסיטת חיפה היא ייחודית למדיי בעולם, כיוון שאצלה השדרוג של סאפ בוצע כשהמודל הפיננסי אינו במרכז”.
צפריר הסביר גם כיצד ההמרה למערכת סאפ חדשנית תסייע לאוניברסיטה מבחינה כלכלית. “היו לנו ארבעה בסיסי נתונים. שלושה מהם היו לצורך ה-CRMוהכל היה מבוסס על אורקל. במהלך הזה ביטלנו לחלוטין את השימוש בפתרונות של אורקל באוניברסיטת חיפה, ויש לכך משמעות כספית רבה מאוד”, אמר. “לאחר ההמרה, הכל נמצא במקום אחד, מחסן נתונים אחד, בתשתית אחת. כל התהליכים מנגנים אחד עם השני בצורה חלקה ומתוזמרת, וזה עוזר לנו באופן מאוד משמעותי לשיפור הביצועים שלנו, כולל כלים חזקים מאוד לשמירה על סטודנטים וחוקרים, שלפעמים נפלו בין הכיסאות. אחד הדברים שמאוד עוזר לנו הוא ההוזלה הדרמטית של עלויות הרישוי, וכעת אנחנו משתמשים בכסף הזה למטרות רבות אחרות, כולל כאמור לשמירה על כוח האדם שלנו”, הוא הסביר.
לדבריו, עם המעבר לסאפ, יכולה האוניברסיטה לספק לתלמיד תמונה מלאה שברובה מבוססת על תהליכים אוטומטיים שלא דורשים כמעט התערבות. “יש לנו מודול של חיי הסטודנט המבוסס על סאפ, ואחד החלקים שלו הוא פורטל יישומים, כולל אפליקציה ייעודית, שמספקת לכל סטודנט את כל מה שהוא צריך כדי לחוות את החיים שלו במסגרת האוניברסיטאית באופן דיגיטלי. מודול אחר עוזר לנו לנהל מלגות מחקר, כולל תהליך BI שמלווה את המחקר, ויש גם יישום HR”, הוא סיכם.