מהם הכישורים הנדרשים למנהל פרויקט?

פרויקט ארגוני הינו לרוב שירות או משימה המבוצעים על ידי הארגון, לעתים תוך שיתוף פעולה עם גורמים חיצוניים, תחת מגבלות זמן, תקציב והנחיות נוספות המוגדרות במהלך התכנון והצבת מטרות.

הלוגיסטיקה הכרוכה בניהול פרויקט שכזה מורכבת ודורשת שליטה ותיאום מול מספר רב של גורמים תוך התחשבות במגבלות ודרישות מדויקות, ולכן בראשה עומד מנהל פרויקטים אשר קיבל את הכשרתו הן בתוך הארגון והן במהלך קורס ניהול פרויקטים בו רכש כלים וידע מקצועי המכשירים אותו לכך.

במאמר זה נציג מספר כישורים הנדרשים למנהל פרויקט מומחה ומקצועי:

הבנה טכנית בנושא הפרויקט

לפני הכל, עליו להבין ולשלוט בנושא הפרויקט ובכל אחד מן התחומים הקשורים אליו. מעצם היותו הגורם הבכיר, חלה עליו החובה להיות חלק ממתכנני הפרויקט, לגייס את כוח האדם המתאים ביותר לביצוע, לענות על השאלות המקצועיות אשר יעלו במהלכו ולתת את הדעת במידה ודברים אינם מתקדמים כמתוכנן. מנהל הפרויקט מעורב בכל פרט החל משלב התכנון ועד לשלב סיום הביצוע. עליו לדעת האם הדברים נעשים כפי שתוכננו והאם התוצאה אכן עומדת בציפיות הארגון או הארגונים המעורבים ולקוחותיהם. כמו כן, עליו להיות בעל ראיה מרחבית, להתחשב בכל הגורמים המעורבים. לשאוף כל הזמן לייעל את התהליך ולוודא כי כל גורם מבצע את תפקידו על הצד הטוב ביותר ועומד בדרישות.

הבנה בניהול תקציבים

עוד בשלב התכנון, לכל פרויקט מוקצה תקציב אשר יש לעמוד בו ללא חריגות ותוך שמירה על איכות השירות ללא פשרות. תקציב זה נבנה תוך התחשבות בעלויות הצפויות. באחריותו של מנהל הפרויקט לוודא כי אכן מגבלות התקציב נשמרות. עליו לנהל רישומים שוטפים ומדויקים המפרטים את כל ההוצאות בפועל בהשוואה לתקציב המתוכנן ולוודא כי אין חריגה. בצורה זו יוכל לוודא כי חלוקת התקציב עד לסיום אכן מדויקת. מעבר לכך, עליו למסור דוחות כספיים על בסיס קבוע לראשי הארגון על מנת שיהיו מעורבים גם הם וידעו על כל חריגה, אם תהיה כזו, מבעוד מועד.

יכולת ניהול והנעת כוח אדם

כוח האדם שבארגון ושותפים חיצוניים הם אלה אשר יבצעו את הפרויקט בפועל. לעתים מדובר בצוותים אשר מעולם לא עבדו יחד וזו עבודתם המשותפת הראשונה. לכן, ישנו צורך לסייע להם ללמוד לעבוד יחדיו כקבוצה אחת. מנהל הפרויקט צריך לדעת לנהל נכון את כוח האדם, תוך שמירה על יחסי עבודה תקינים ושיתוף פעולה פורה משום שהם אלה אשר יביאו לסיום מוצלח. על מנהל הפרויקט לוודא כי כוח האדם אשר נבחר, אכן מבצע את המוטל עליו תוך שימוש בידע ובמקצועיות ללא פשרות. על המנהל להיות בקשר מתמיד עם הצוות, להקשיב לבעיות הצצות בשטח, לעדכן בשינויים וחשוב לא פחות, להעניק חיזוקים חיוביים על עבודה ראויה שכן יחסים בינאישיים טובים יובילו לתוצאות טובות יותר.

תכנון נכון של לוחות זמנים ועמידה בלחצים

כל פרויקט תחום בזמן. מועד הסיום שלו נקבע מראש וחובתו של מנהל הפרויקט לחתור לסיום במועד שנקבע וללא תקלות. עוד בשלב התכנון עליו לבנות לוח זמנים לביצוע ולשאוף לכל אורכו לעמוד בו בהצלחה. לעתים הדבר כרוך באילוצים המעכבים עמידה בזמנים ולכן מופעל לחץ רב על העובדים והמנהל בפרט להשלים את הפערים שנוצרו ולהגיע לתוצאות לא יאוחר מן התאריך שנקבע לסיום. הצלחתו של מנהל הפרויקט לעמוד בכך תלויה ביכולתו לפעול ביעילות ובמקצועיות גם תחת לחץ רב.

יכולת תקשורת ומשא ומתן

פרויקטים רבים כוללים גורמים אשר אינם מתוך האירגון ושיתוף הפעולה דורש ממנהל הפרויקט להיות אחראי על תיאומים רבים מול הגורמים השונים, לנהל משא ומתן לעתים תוך חוסר הסכמה ולהגיע להרמוניה בין כל הצדדים אשר תסייע בהמשך לביצוע העבודה על הצד הטוב ביותר. אין ספק כי מנהל פרויקט אשר ידע להיות איש שיחה, להקשיב ולתמרן בין הגופים השונים יצליח להביא לשיתוף הפעולה הפורה ביותר ולתוצאות מרשימות.

יכולת לפתור בעיות

בכל פרויקט ייתכנו בעיות ותקלות בלתי צפויות המאלצות שינוי תוכניות ומציאת פתרונות יצירתיים תוך חשיבה מחוץ לקופסה. על מנהל הפרויקט להיות מסוגל לאתר את הבעיה, להבין אותה, לערב את הגורמים המתאימים ולהשתמש בכישוריו על מנת למצוא את הפיתרון ההולם אשר יקדם את העבודה ללא עיכובים מיותרים.

יכולת ניתוח והסקת מסקנות

מכל פרויקט ניתן להפיק לקחים לעתיד ולעיתים אחד מהווה בסיס לאחר, לכן זה הכרחי כי מנהל הפרויקט ידע להסיק מסקנות, להגיע לתובנות ולתת המלצות אשר יסייעו לייעול וניהול נכון של משימות עתידיות.